Jubileusz firmowy - kogo zaprosić na tego typu wydarzenie?

Organizacja jubileuszu na dwa sposoby

Organizując wydarzenie takiego pokroju jak jubileusz firmy, należy wyjść od stworzenia listy gości. To, ile osób zapraszamy oraz czy pojawią się one z osobami towarzyszącymi, będzie dla nas w początkowej fazie kluczowe. Dlaczego jest to tak istotne? Ponieważ nie każda sala, która wydaje nam się być tą idealną, pomieści wszystkich zaproszonych gości. Zdarzają się także sytuacje, gdy osoby planujące imprezę wybierają zbyt dużą salę, co również nie jest dobrym rozwiązaniem. To oczywiste: zarówno odczucie pustki, jak i wrażenie tłoku na sali nie jest czymś pożądanym.

Jak obserwujemy, można wyróżnić dwa główne modele, w oparciu o które firmy organizują swoje jubileusze.

1. Pierwszy z nich to impreza, na którą zapraszani są tylko pracownicy firmy. W tym wypadku sprawa jest ułatwiona — jeśli można wstrzymać pracę firmy i nikt nie musi być przez cały czas obecny w siedzibie, wtedy można zaprosić każdego. Temat jednak się komplikuje, gdy okazuje się, że wstrzymanie pracy jest niemożliwe. Takie sytuacje zdarzają się czasem w firmach produkcyjnych, gdzie zastój w pracy wiąże się ze sporymi stratami finansowymi. Warto pamiętać wtedy o pracownikach, którzy w dniu wydarzenia zostają na swoich stanowiskach pracy. Można w jakiś sposób spróbować zrekompensować im brak możliwości obecności na wydarzeniu, na przykład zamawiając dla nich tort, który zostanie dowieziony do siedziby firmy, w porze przerwy na poczęstunek. Pracownicy z pewnością docenią taki gest.
2. Drugim głównym trendem w organizacji imprez jubileuszowych jest poszerzenie grona zaproszonych gości o partnerów biznesowych. W tym wariancie konieczne będzie precyzyjne przygotowanie listy osób do zaproszenia, biorąc także pod uwagę kontakty z bazy klientów i kontrahentów. Czym kierować się przy kompletowaniu takiej listy? Warto zaprosić na imprezę tych, z którymi współpraca jest długofalowa i najlepiej się układa. Wpuszczając ich do firmowego zamkniętego „świata”, w wewnętrzną strukturę, można sprawić, że wzajemna więź się zacieśni i z pewnością zaowocuje to kolejnymi wspólnymi projektami. Również dzięki temu, mają oni możliwość zobaczenia, jaki zespół ich obsługuje i jak zgraną ekipę tworzy. Warto także pamiętać o wydelegowaniu odpowiedniej osoby z firmy, której zadaniem będzie zatroszczenie się o swobodę samopoczucia zaproszonych osób. 

W kwestii organizacyjnej należy także pamiętać o dobrze przemyślanym rozkładzie stołów. Przy każdym stole, gdzie zasiadają goście spoza firmy, powinien znaleźć się ktoś z pracowników, kto dobrze zna gości. Dzięki temu atmosfera przy stole będzie luźniejsza, a komfort zabawy wzrośnie.

Układ stołów i atmosfera

W kwestii organizacyjnej należy także pamiętać o dobrze przemyślanym rozkładzie stołów. Przy każdym stole, gdzie zasiadają goście spoza firmy, powinien znaleźć się ktoś z pracowników, kto dobrze zna gości. Dzięki temu atmosfera przy stole będzie luźniejsza, a komfort zabawy wzrośnie.

O kim nie można zapomnieć, przygotowując listę gości na jubileusz firmowy?

• W przypadku firmy rozpoznawalnej na rynku, współpracującej z urzędami, angażującej się w sprawy publiczne miasta lub regionu, warto wziąć pod uwagę także zaproszenie przedstawicieli Urzędu Miasta. Obecność Prezydenta Miasta z pewnością podniesie rangę naszej uroczystości. Dobrze jest pomyśleć także o klientach, z którymi relacja jest z różnych przyczyn nieco nadwyrężona. 
• Gdy w stosunkach biznesowych coś nie do końca układa się po naszej myśli, słusznym posunięciem będzie zintegrowanie się z kontrahentem w innych okolicznościach, niż odbywa się to standardowo. Należy otoczyć tych gości szczególną opieką i uwagą. Stwarza to sposobność do zażegnania ukrytych konfliktów interesów i daje możliwość odnowienia relacji biznesowych. 
• Na liście Gości pojawić powinny się także osoby, które tworzyły firmę i znacząco wpłynęły na charakter działalności, czyli założyciele, seniorzy i emeryci. Należy zaprosić byłych członków zarządu, jak i emerytowanych pracowników liniowych, którzy swoim wkładem wyróżniali się na tle pozostałych. Byli pracownicy z pewnością to docenią, a obecni będą mieli poczucie, że firma dba o osoby, które zasłużyły się dla rozwoju przedsiębiorstwa. 
• By pokazać osobom z zewnątrz, jak ciekawa struktura panuje w firmie, można pokusić się także o zaproszenie mediów. Informacja prasowa dotycząca obchodów jubileuszu, zdjęcia z uroczystej zabawy, czy krótki wywiad z pracownikami, opowiadającymi o korzyściach płynących z pracy w przedsiębiorstwie, nie tylko pokażą firmę w pozytywnym świetle, ale także wpłyną korzystnie na wizerunek pracodawcy. 

Kiedy lista będzie już gotowa, warto zastanowić się nad sposobem poinformowania gości o dacie i miejscu wydarzenia. Czy odbędzie się to drogą elektroniczną, tradycyjną, a może listowną? Bez względu na to należy pamiętać, by styl zaproszeń dostosować do okazji: wersja minimalistyczna, a może bogato zdobiona, w klimatach glamour? To, jaki finalny wydźwięk będzie miało organizowane przyjęcie, zależy także od tego aspektu. By zminimalizować liczbę potencjalnych frekwencyjnych niespodzianek, dobrze jest dodać do zaproszeń prośbę o potwierdzenie przybycia do określonego dnia. Dzięki temu, można z góry założyć, jakiej liczby gości należy  się spodziewać i jak wpłynie to na scenariusz całej naszej uroczystości. 

Doświadczeni doradcy

W końcowym etapie zapraszania gości często pojawiają się dodatkowe pytania i wątpliwości, w zakresie ułożenia stołów, stworzenia menu, czy dostosowania atrakcji do wydarzenia. Wtedy przydatnymi radami służyć może opiekun danego obiektu lub manager - tak jak dzieje się w Rezydencji Luxury Hotel w Piekarach Śląskich. Jest to miejsce stworzone do organizowania wielkich imprez jubileuszowych, czy eventów masowych. Osoby kierujące organizacją tego typu wydarzeń z pewnością chętnie podzielą się swoim wieloletnim doświadczeniem w tym zakresie. 

Przygotowanie listy gości na jubileusz firmowy z pozoru może się wydawać rzeczą łatwą, jednak nie warto zwieść się tym pozorom. Dobrze jest poświęcić jej więcej czasu i zasięgnąć porady innych współpracowników zaangażowanych w organizację przyjęcia. W dużej mierze od składu zaproszonych gości zależeć będzie wybór obiektu, sali, ułożenia stołów i wielu ważnych detali. Niezwykle istotne jest, by na etapie tworzenia listy zaproszonych przeanalizować skład wszystkich działów firmy i nie zapomnieć o najważniejszych przedstawicielach każdego z nich. Jest to odpowiedzialne zadanie, dlatego warto podejść do niego rozsądnie. W końcu to na organizatorze spoczywa sukces całego przedsięwzięcia. 

Zainteresował Cię ten artykuł? Poznaj szczegóły organizacji jubileuszu tutaj.